時短術

本のまとめ記事第1回です。今回は時短についてです。
役に立ちそうなものと面白そうなものを記載しました。
参考になるものがあれば幸いです。
Gmail ってすごいんだなと思いました。



  すごい時短術 「すごい時短術研究会」 ㈱G.B.

・仕事編
 
 1.無駄な会議を減らせば、年間250万円の時間増
  
   週5日、1日8時間勤務 → 年間勤務時間2000時間

   年収500万円で1時間の費用 → 2500円

   同僚10人が参加する2時間の会議の費用 → 5万円(年間250万円)

   
   メールで意思決定するなど、別の方法で仕事をする。
   (LINE、LYNCなどの電子会議。)


 2.会社の近くに住む

 3.名刺整理は時間の無駄。よく使う名刺は持ち歩く。

 4.手帳に自分自身のスケジュールも書き込む
  
  手帳に仕事のスケジュールは書くが、プライベートの事 は書きこまない人が多い。仕事以外の時間も合わせて書き こもう。バッティングして後々調整する時間が無駄。
  
  他人との予定を書き込むだけでは手帳として半分。
  自分だけのスケジュールも入ってやっと一人前。


 5.送信メールも受信メールも、GMailでまとめてバッ  クアップ
  
  GMailのメリットは検索性。相手の名前でも文面で もキーワードひとつで瞬時にお目当てのメールを探すこと が出来る。
  大量のメールをわざわざ分類する必要もない。
  さらに、自分のPCでなくともログインIDとパスワー ド、ネットワークにつながっているPCがあれば、世界中 どこからでもメールをチェックできる。PCがクラッシュ してデータが飛んでも関係なし。
  バックアップツールとしても強力だ。
  自分の送ったメールも検索できるようにしたければ、B CCに自分のGMAILアドレスを入れて送信すればよ  い。

 
 6.スケジュールはすべて色分けする。
  手帳でもPCでも色わけしておけば、だいたいどの用事 が多いかが分かる。

 
 7.考え事をするスペースには間接照明を設置
  人は照明などの光が直接あたると緊張するようにできて いる。
  仕事でもリラックスする必要がある場面は多々ある。
  企画を考えてたりする時には、リラックスする環境が必 要だ。
  そこで、先行投資の意味で会社の一角に間接照明を設置 してはどうか。

 8.デスクトップ画面は3つにわける
  作業中、作業済、ひな型。
  おおざっぱな分類でも、何度かやれば精度は上昇。
  まず分けることが大切だ。


 9.一定期間未使用なファイルは削除してPCを軽くする。
  廃棄待フォルダを作り、一定期間経過したらファイルを 削除するようにする。
 
 10.ノートの内容を時系列的に書き進める。
  仕事はカテゴリー分けが難しく、どのカテゴリーに入れ ればいいのか分からない内容が多いからだ。
  内容で書き込むページで分けずに、時系列に並べて書く ようにしよう。

 
 11.ノートは余白をたっぷりにして後で書き加えられるよう  にする。

 
 12.オフタイムを満喫するためには、翌日のスケジュールは  帰宅前に!
   一つ目のメリットはアフターファイブの時間をすっき  り楽しめるということ。
  二つ目は、仕事モードとプライベートモードの切り替え がスムーズになること。
  三つ目は、予定外の事が起きても対処がしやすいこと。
  予定外の仕事が舞い込んでも、その日にやるべきことの 優先順位や時間はわかっているので、スケジュールが容易 に調整できパニックにならずに対応できる。


 13.箇条書き&選択式でメール往復をゼロにする。
  スケジュール調整などをメールするときは、いつが空い ているかとあいまいに確認するのではなく、
 ①9:00②10:00③11:00など具体的に明示することで余 計なやり取りは減る。


・コミュニケーション編

 1.よく使う文章は単語登録してメール返信の手間を削減

  いくらブラインドタッチがうまくなって、口でしゃべるより早くもじを打ち込めたとしても
 メールに取られる時間はばかにならない。そこでパソコンを有効活用するには、よく使う言葉や文章を
 単語登録してしまうことだ。「おせ」を「お世話になっております。」と変換できるようにしておけば
 「O」、「S」、「E」「変換キー」と4回キーボードを打つだけで入力できる。
  時間を短縮できるうえミスも減らせて一石二鳥だ。

 
 2.名刺は1年に1度破棄して探す時間と労力を短縮

 *残りはざっくり言うと会議が多い人向けの内容でかつ、人間関係を地味なテクでよくするという内容なので
 実力主義の自分には必要ないと思ったので、省略した。


・食と体編


 1.電子レンジで1分!かりかりベーコンの作り方

  ベーコンをキッチンペーパーにくるんで、500Wで1 ~2分加熱するだけ。

 2.ぬれタオルを使った缶ビールの急速冷却法

  濡れタオルでビール缶をくるみ冷凍庫に入れる。5~10分で飲み頃となる。